Padangpanjang—Pemerintah Kota Padangpanjang melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padangpanjang menggelar sosialisasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) terhadap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) se-Kota Padangpanjang di Lantai III Balaikota setempat, Senin (08/07).

Walikota Padangpanjang yang diwakili oleh Staf Ahli Bidang Pemerintahan Hukum dan Politik Drs. H. Emir Emil Elmaulid, Dt Batuah Nan Sati membuka secara langsung acara tersebut dan akan berlangsung selama dua hari kedepan

Pada kesemptan itu, Emil mengatakan kegiatan sosialisasi dilakukan guna memberikan pembelajaran bagi masing – masing OPD tentang tata cara pengelolaan arsip yang benar.

“Sebab arsip merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kita sendiri dan terlebih untuk instansi dan lembaga pemerintahan. Karena itu arsip merupakan suatu yang tidak dapat disepelekan,” ucap Emil.

Dikatakan Emil, penyimpanan arsip yang benar akan dapat melindungi suatu lembaga dari hal hal yang tidak diharapkan. Selain itu, ketersediaan arsip yang terkoordinir baik akan berdampat terhadap kelancaran kegiatan serta memudahan pihak-pihak terkait dalam melaksanakan tugas.

“Penyimpanan arsip yang dikelola dengan baik akan dapat menghindarkan kita dari jeratan – jeratan hukum. Demikian juga halnya untuk kepentingan referensi aparatur dalam menjalankan suatu kegiatan,” tutur Emil.

Menyikapi pentingnya tata kelola arsip, Emil berharap kepada seluruh peserta yang mengikuti kegiatan pembekalan tersebut dengan baik dan benar, agar dapat mengambil banyak sisi pengetahuan perihal penataan dan pengelolaan arsip.

Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Alvi Sena, ST, MT melalui Kepala Bidang Kearsipan Elfita Yeni, S.Pd menjelaskan, pertambahan jumlah arsip dari sebuah lembaga atau organisasi sejalan dengan keaktifan lembaga atau organisasi tersebut

“Lembaga atau organisasi aktif pasti akan menghasilkan dokumen, pertambagan asrip akan menjadi masalah bila tidak dikelola dengan baik, oleh karena itu perlu adanya manajemen kearsipan yang benar benar dilaksanakan dengan baik dan disiplin,” jelas Alvi.

“Dengan JRA ini diharapkan sebuah organisasi, instansi, lembaga pemerintah, maupun swasta dapat melaksanakan program penyusutan arsip secara sistematis, rutin, mudah, dan lancar,” pungkas Alvi jelang sesi diskusi dengan narasumber dari Provinsi, Hj. Deviani A.Ing, MM. (*)